Esta semana (casi un mes de home office obligatorio) hice un recuento serio y cuantificable sobre los efectos del home office en el entorno laboral y personal. Esta etapa tiene la variante de tener el asunto del encierro jugándonos en contra, aún así, creo que hay varias cosas dignas de ver con mucho más detalle.
El primer punto que creo muy valioso es, qué tanto valora tu equipo la posibilidad del home office. A pesar de que es una de aquellas cosas llamadas como beneficios emocionales, la realidad es que cada quien tiene sus circunstancias y su rango de prioridades. Hay quienes disfrutan de mantener una rutina, usar el transporte público (si, lo disfrutan, de voz de un colaborador, eso me dijo), o quienes por un tema de espacio, no tienen en su casa las facilidades con las que si cuentan en la oficina, desde los dispositivos, monitores, línea telefónica, etc… Ser sociable está en nuestra naturaleza, sin embargo, las ciudades urbanizadas, con alta concentración de personas, como la Ciudad de México, hacen que los traslados sean en promedio de dos horas, lo que significa vivir para trabajar. Si la mayoría de integrantes de un equipo de trabajo considera que todo lo puede manejar y que el home office es uno de sus intereses más genuinos, entonces podemos implementar una evaluación más exhaustiva.
Cuando las personas están dispuestas a llevar a cabo actividades que permitan generar confianza a nivel vertical y horizontal, el arranque fluye con energía y sobre todo mucha coordinación. Las herramientas que ayudan a medir los avances de cualquiera que sea el trabajo o los objetivos diarios, semanales y mensuales se vuelven imprescindibles, porque permiten evaluar la calidad del trabajo realizado. Tal vez, de las actividades más difíciles de medir y garantizar, son aquellas que tienen que ver con supervisión y liderazgo. Paradójicamente, cuando no existe una disciplina del lado del equipo de liderazgo para ayudar a identificar espacios y puntos de mejora para cualquier integrante, entonces el riesgo de falla es alto y solo será cuestión de tiempo que un error cueste una falla crítica, una cuenta, un negocio,
Las herramientas digitales de un home office, tales como un chat que permita comunicarse con los equipos, cuentas individuales para hacer llamadas o videoconferencias son parte del kit básico. Alguna herramienta para compartir y editar documentos online es algo que también ayuda mucho. Ahora bien, la forma en que se usan estas herramientas hace que las decisiones de los líderes adquieran un rol indispensable, el imprimir en el grupo que estas herramientas sean de su uso diario, como hábito, hacen que el proceso de home office sea fuerte y estable.
Por último, es importante que, desde el equipo de liderazgo se identifique a ese grupo minoritario que aun tiene dificultades para adaptarse, estar cerca de ellos, entender que los hace no estar disfrutando al 100% del proceso y ayudarles a encontrar alternativas. Mucho se puede deber a limitaciones asociadas al espacio o gestión de tiempo y otro tanto puede ser un reto personal de adopción de la cultura. De cualquier modo, darle un seguimiento cercano y ofrecer opciones para buscar alternativas y apoyar para que estén tan bien como sea posible, ayudará también a la funcionalidad del equipo.
Si ustedes como yo, pensaron que el home office a tiempo completo podía ser un desastre, creo que sería bueno poder reconsiderar aquellos elementos importantes, que mucho de lo que falla puede encausarse y sobre todo, si son personas que les gusta el control (como a mi), esto no representa una pérdida del mismo, y que la comunicación es una base sólida para mantener mejoras pequeñas que representen un trabajo en equipo pulcro.